Datenschutzerklärung

Stand

03. Juli 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

O.D.S. Consulting GmbH
Birkenweg 4
27404 Heeslingen
E-Mail: fitschen@office-data-solutions.de

2. Erhebung und Verarbeitung beim Besuch dieser Website

Beim Aufruf unserer Website werden durch unseren Hosting-Anbieter automatisch Informationen in Server-Logfiles gespeichert (IP-Adresse anonymisiert, Datum, Uhrzeit, abgerufene Seite, User-Agent). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Funktionsfähigkeit). Speicherdauer: max. 7 Tage.

3. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per Formular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und für mögliche Anschlussfragen gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO). Eine Weitergabe erfolgt nicht. Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

4. KI-Chatbot (ODS Agent)

Auf unserer Website bieten wir einen KI-gestützten Chat-Assistenten („ODS Agent") an. Der Assistent wird nicht automatisch geladen oder aktiv, sondern erst, wenn Sie ihn über die Chat-Schaltfläche selbst öffnen. Die Nutzung ist freiwillig.

4.1 Zweck der Verarbeitung

Der ODS Agent beantwortet Fragen zu unseren Leistungen und dient als erster, niedrigschwelliger Kontaktkanal. Optional können Sie über ein Formular innerhalb des Chats Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse) hinterlegen, damit wir uns zu Ihrer Anfrage zurückmelden können.

4.2 Welche Daten verarbeitet werden

Bei Nutzung des Chats werden verarbeitet:

der von Ihnen eingegebene Chat-Inhalt sowie die vom Assistenten generierten Antworten,
technische Metadaten wie ein Sitzungstoken, die aufgerufene Seite, Zeitstempel und Browserkennung,
sofern von Ihnen freiwillig angegeben: Name und E-Mail-Adresse über das Kontaktformular im Chat.

4.3 Sitzungskennung im Browser

Um einen laufenden Chatverlauf einer Sitzung zuordnen zu können, wird beim Öffnen des Assistenten ein zufällig erzeugtes Sitzungstoken im Session Storage Ihres Browsers abgelegt. Es handelt sich dabei nicht um ein Cookie. Das Token wird gelöscht, sobald Sie den Tab oder Browser schließen bzw. die Sitzung endet.

4.4 Empfänger und Auftragsverarbeiter

Ihre Chat-Eingaben werden zunächst an unsere eigene, selbst betriebene Server-Infrastruktur (api.office-data-solutions.de, Betrieb in Deutschland) übertragen. Zur Erzeugung der Antworten wird die API von OpenAI, L.L.C. als Auftragsverarbeiter eingesetzt; hierbei werden Ihre Chat-Inhalte an OpenAI in den USA (Drittland) übermittelt. Die Übermittlung ist durch EU-Standardvertragsklauseln sowie die Data Processing Addendum von OpenAI abgesichert. Nach den API-Nutzungsbedingungen von OpenAI werden über die API übermittelte Daten nicht zum Training der OpenAI-Modelle verwendet.

4.5 Speicherdauer

Das Sitzungstoken im Session Storage wird mit dem Ende der Browser-Sitzung automatisch gelöscht. Chatverläufe und optional angegebene Kontaktdaten speichern wir nur so lange, wie dies zur Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich ist, längstens jedoch für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

4.6 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit Sie den Chat freiwillig nutzen bzw. Kontaktdaten über das Lead-Formular übermitteln, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einem effizienten Erstkontaktkanal).

Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen personenbezogenen Daten (z. B. Gesundheitsdaten, besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO) ein.

5. Bildmaterial

Die auf dieser Website verwendeten Branchenbilder sind selbst gehostet und werden von unserer eigenen Server-Infrastruktur ausgeliefert. Beim Laden dieser Bilder findet keine Verbindung zu externen Bilddiensten Dritter statt.

6. Hosting

Diese Website wird in der Europäischen Union gehostet. Wir haben mit dem Hosting-Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

7. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. lokale Browser-Speicherungen ein (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 25 Abs. 2 TTDSG). Einzelheiten zum Sitzungstoken des ODS Agent im Session Storage finden Sie in Abschnitt 4.3. Es findet kein Tracking zu Werbezwecken statt.

8. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21). Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu (Art. 77).

9. Schriftarten

Wir setzen Systemschriftarten bzw. lokal verfügbare Schriftarten ein. Beim Laden dieser Website wird keine Verbindung zu Google Fonts aufgebaut.